滕振宇 發(fā)布于 2009年12月16日

　　在我們所有的對(duì)手中，最強(qiáng)大的是時(shí)間。面對(duì)時(shí)間，我們絲毫沒(méi)有欺騙的機(jī)會(huì)，時(shí)間一分一秒的流逝，最終的勝利者總是時(shí)間。我們經(jīng)常會(huì)覺(jué)得“哦，兩天過(guò)去了，任務(wù)絲毫沒(méi)有進(jìn)展，明天就是截止日期了，該怎么辦？”我們經(jīng)常忙于應(yīng)付一個(gè)接一個(gè)的任務(wù)，沒(méi)有時(shí)間去學(xué)習(xí)充電，享受生活，并由此陷入很大的焦慮情緒。隨著社會(huì)不斷發(fā)展，工業(yè)文明極大地豐富了人際間的交流手段以及獲取信息的手段，我們的時(shí)間利用效率卻變得越來(lái)越低了。沉下心思專心做一件事情，對(duì)絕大多數(shù)人來(lái)說(shuō)已經(jīng)變成一件不可能的任務(wù)。究其原因，主要有兩個(gè)：

• 干擾太多。人們不能專心把一件事情做完后，再去做另一件事情。經(jīng)常是正在全神貫注工作的你，突然收到一封郵件，接著放下手頭的事情，回郵件。發(fā)出郵件后，切換回原來(lái)任務(wù)。每一次任務(wù)切換，往往要花更多的時(shí)間完成原來(lái)的任務(wù)。（平均每次切換要使原任務(wù)增加25%的時(shí)間。引用3、 4）。設(shè)想一下，很多人一天要查看郵件50次、100次，還有MSN、電話等等。
• 缺少明確的目標(biāo)和優(yōu)先級(jí)。所有時(shí)間都在應(yīng)付緊急任務(wù)，不停地救火。這些緊急任務(wù)可能來(lái)自于老板、團(tuán)隊(duì)其他成員也可能來(lái)自于家人、朋友。為了應(yīng)付新的緊急任務(wù)，經(jīng)常要放下手頭工作，在完成新任務(wù)過(guò)程中又出現(xiàn)中斷，最終在不停的任務(wù)中斷和切換中迷失了方向。一天下來(lái)不知道忙了些什么。

　　排除干擾，確保首先完成最高優(yōu)先級(jí)的任務(wù)，是提高個(gè)人時(shí)間利用效率必須解決的問(wèn)題。這與敏捷軟件開(kāi)發(fā)（Scrum、XP、Lean）要解決的問(wèn)題何其相似。針對(duì)軟件開(kāi)發(fā)中的類似問(wèn)題，九十年代起Ken Schwaber、Jeff Sutherland、Kent Beck、Martin Fowler等大師們提出的敏捷開(kāi)發(fā)解決方案，其中包括時(shí)間箱、不受干擾的迭代、具有優(yōu)先級(jí)的代辦任務(wù)列表、拉動(dòng)（Pull）任務(wù)、承諾、計(jì)劃與反省等等。無(wú)獨(dú)有偶，從九十年代初開(kāi)始，意大利人Francesco Cirillo也基于相同的策略設(shè)計(jì)并發(fā)展了番茄技術(shù)（The Pomodoro Technique，Pomodoro意大利語(yǔ)“番茄”）來(lái)管理我們的個(gè)人時(shí)間。用到的工具很簡(jiǎn)單，一個(gè)廚房定時(shí)器（Pomodoro Timer），三個(gè)簡(jiǎn)單表格（當(dāng)天任務(wù)列表 To-Do，任務(wù)清單Activity Inventory和記錄歷史數(shù)據(jù)的表格Records）。

　　番茄時(shí)段

　　在敏捷開(kāi)發(fā)中一個(gè)迭代的周期通常是一到四周，番茄技術(shù)的一個(gè)迭代是25分鐘，稱為一個(gè)番茄時(shí)段。跟敏捷開(kāi)發(fā)的迭代類似，在一個(gè)番茄時(shí)段開(kāi)始時(shí)需要從當(dāng)天任務(wù)列表中找出目前最高優(yōu)先級(jí)的任務(wù)，然后不受干擾地去完成該項(xiàng)任務(wù)，一直到定時(shí)器的鈴聲響起。每個(gè)時(shí)段結(jié)束后可以有三五分鐘時(shí)間自由支配，然后再開(kāi)始新一個(gè)時(shí)段。在敏捷開(kāi)發(fā)的迭代過(guò)程中，團(tuán)隊(duì)只會(huì)集中精力完成當(dāng)前迭代中的任務(wù)，不會(huì)對(duì)新的任務(wù)需求做出響應(yīng)，所有的新任務(wù)都放到產(chǎn)品 Backlog。在番茄時(shí)段中，個(gè)人也是采用相同的策略，在緊急情況下，新的任務(wù)會(huì)放到當(dāng)天任務(wù)列表，作為一個(gè)當(dāng)天的一個(gè)未計(jì)劃任務(wù)；而一般的任務(wù)，只需要在任務(wù)清單上加一個(gè)新的任務(wù)項(xiàng)目。然后不受干擾地繼續(xù)當(dāng)前的工作。即使任務(wù)完成時(shí)，定時(shí)器還沒(méi)有響，處理方法也很簡(jiǎn)單，用剩余的時(shí)間去“重構(gòu)”完成的任務(wù)，使它更好一點(diǎn)兒。

　　工作日程表

　　以下以一個(gè)使用番茄技術(shù)的程序員的工作日程表為例。

　　在這個(gè)日程表很好地融入了戴明環(huán)PDCA（計(jì)劃Plan；執(zhí)行Do；檢查Check；糾正Act）。每一天總是從計(jì)劃番茄時(shí)段開(kāi)始，最后一個(gè)番茄時(shí)段以分析反省結(jié)束。每天的歷史記錄一般包括計(jì)劃執(zhí)行情況、未計(jì)劃任務(wù)情況、估計(jì)與實(shí)際，干擾次數(shù)，干擾內(nèi)容等等。通過(guò)這些歷史數(shù)據(jù)我們可以很容易地觀察自己：

• 計(jì)劃執(zhí)行是否有效
• 估計(jì)是否準(zhǔn)確，偏差有多少
• 未計(jì)劃任務(wù)有多少，分別做什么
• 工作中的干擾多不多，主要干擾有哪些

　　通過(guò)切實(shí)的數(shù)據(jù)對(duì)自己的時(shí)間利用情況有了清晰的了解后，我們就可以在反省中有針對(duì)性地設(shè)計(jì)解決方案。如此不斷反復(fù)時(shí)間效率就會(huì)不斷得到提高。

　　消除干擾

　　番茄技術(shù)最大的好處是能夠幫我們集中精力，消除干擾。每個(gè)番茄時(shí)段只有25分鐘，除非是十分緊急的情況，一般情況下都是可以在完成當(dāng)前時(shí)段后再去響應(yīng)。通常我們會(huì)遇到兩種干擾：

• 內(nèi)部干擾，主要是自己想做某些事情，比如喝水、查郵件、網(wǎng)上聊天、上網(wǎng)等等。針對(duì)內(nèi)部干擾，主要有兩種解決方法，第一種就是有針對(duì)性的計(jì)劃一些處理這種任務(wù)番茄時(shí)段，比如上面日程表中的專門用來(lái)處理郵件的時(shí)段；另外一種方法就是利用番茄時(shí)段之外的時(shí)間，比如那些自由支配的時(shí)間以及午飯時(shí)間。
• 外部干擾，比如電話、同事來(lái)問(wèn)問(wèn)題等。與內(nèi)部干擾不同，外部干擾需要與其它人打交道，因此需要采用不同的策略。具體策略是“通知Inform，商量Negotiate，晚些時(shí)候響應(yīng)Call Back”。可以用留言機(jī)接電話，郵件也可以暫時(shí)放到收件箱中稍后處理。如果有人當(dāng)面過(guò)來(lái)，可以告訴他：“我先忙完手頭工作，二十分鐘后去找你。”，然后繼續(xù)手頭的工作。晚25分鐘或者一兩個(gè)小時(shí)對(duì)通常意義上的緊急任務(wù)來(lái)說(shuō)，是可以接受的。對(duì)對(duì)方來(lái)說(shuō)需要等待25分鐘可能不是什么很大的問(wèn)題，但是對(duì)自身來(lái)說(shuō)卻有極大的意義，我可以繼續(xù)專心把我手頭上最重要的事情。當(dāng)然很難避免的，也會(huì)出現(xiàn)不得不取消當(dāng)前番茄時(shí)段，著手處理十分緊急的任務(wù)的情況，這其實(shí)跟在Scrum中取消當(dāng)前Sprint一樣，只有萬(wàn)不得已才會(huì)為之。

　　每當(dāng)有干擾的時(shí)候，都要在每日任務(wù)列表上做一下標(biāo)記，如果需要，同時(shí)在每日任務(wù)列表（如果是緊急任務(wù)）和任務(wù)列表上填加一個(gè)未計(jì)劃任務(wù)。把干擾放入任務(wù)列表使得我們有機(jī)會(huì)重新思考一下每一個(gè)任務(wù)是否那么重要，是否真的需要，很可能過(guò)了一段時(shí)間我們?nèi)蝿?wù)列表上的很多任務(wù)變得不必要了。另外，所有的干擾都被顯式地標(biāo)記在每日代辦任務(wù)列表和歷史記錄表上。每天都可以反思每天的干擾次數(shù)以及內(nèi)容。干擾數(shù)據(jù)能夠是我們更有意識(shí)地關(guān)注時(shí)間效率的問(wèn)題，促使我們通過(guò)重新計(jì)劃，調(diào)整策略等等方式把干擾降到最低。比如對(duì)于電話太多的情況的一個(gè)有效的策略是，每天應(yīng)該固定一段時(shí)間把電話放到留言，到會(huì)議室去辦公，然后告訴其他同事，在緊急情況在哪里能夠找到自己。而對(duì)于郵件太多的情況，可以多安排幾個(gè)番茄時(shí)段集中處理郵件。

　　任務(wù)計(jì)劃與估計(jì)

　　番茄技術(shù)的另一個(gè)好處是給我們提供了一種全新的估計(jì)和計(jì)劃的手段。在任務(wù)列表上的每個(gè)任務(wù)都需要有一個(gè)規(guī)模估計(jì)值，這個(gè)值其實(shí)是標(biāo)明完成該任務(wù)需要花的番茄時(shí)段的數(shù)目。由于每個(gè)時(shí)段都是不受干擾的“純”投入的時(shí)間，因此可以通過(guò)番茄時(shí)段數(shù)目有效地把任務(wù)的規(guī)模與時(shí)間建立聯(lián)系。通過(guò)把實(shí)際花費(fèi)的番茄時(shí)段數(shù)目與估計(jì)值相比較，分析，可以幫助提高自身的估計(jì)能力。同時(shí)，通過(guò)分析歷史記錄中非計(jì)劃任務(wù)的數(shù)目以及內(nèi)容，也可以幫助我們對(duì)自身的時(shí)間利用情況有更好的了解，從而更有助于計(jì)劃個(gè)人的時(shí)間。

　　轉(zhuǎn)變時(shí)間的觀念

　　番茄技術(shù)能夠改變我們對(duì)時(shí)間的態(tài)度。時(shí)間變成了一個(gè)個(gè)番茄時(shí)段。每一段25分鐘，滴答滴答從25分鐘減到0。從而給我們一種緊迫感(Eustress)，督促我們盡快完成任務(wù)，盡快做決定，從而有效的提高效率。效率的提高能夠有效地提升自信心和成就感。

　　關(guān)于番茄技術(shù)的詳細(xì)介紹可以參見(jiàn)它的網(wǎng)站（引用1）以及The Pragmatic Bookshelf的新書(shū)《Pomodoro Technique Illustrated》。

　　引用

1. The Podomoro Technique
2. The Pompatus of Pomodoro, PragPub Issue #5, November 2009
3. Manage Your Effort Not Your Time, Harvard Business Review， October 2007
4. Perfection: An Unrealistic Goal - The Challenge of Being Agile

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